Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Dapat Membantu Bisnis Anda

Tehdian.com Semua dokumen, baik elektronik atau kertas, sangat penting untuk menjalankan dan berfungsinya perusahaan mana pun. Informasi bisnis bersifat sensitif dan tunduk pada privasi dan kerahasiaan. Aspek-aspek ini membuat manajemen dokumen menjadi tugas yang sangat menantang. Dengan meningkatnya ancaman keamanan siber, manajemen dokumen elektronik menjadi semakin penting.

Jadi, bagaimana bisnis dapat menghindari masalah ini namun tetap produktif?

Quadient UK  adalah perusahaan yang menyediakan sejumlah solusi dalam keseluruhan digitalisasi dokumen, seperti Pengambilan Dokumen dan Data, Manajemen Catatan, Otomasi, Analisis dan Intelijen, serta Manajemen Dokumen Elektronik.

Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Dapat Membantu Bisnis Anda

Mari selami detailnya.

Mengapa sistem manajemen dokumen elektronik penting, dan bagaimana mereka dapat membantu bisnis?

Pandemi telah membuat cukup banyak perusahaan melakukan operasi bisnis mereka secara online. Selain meluncurkan situs web dan alat interaktif, perusahaan-perusahaan ini harus menghadapi tantangan lain – mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik atau digital. 

Bisnis yang memilih sistem manajemen dokumen elektronik memerlukan fondasi yang membantu merampingkan alur kerja dan proses penting. Selain meningkatkan efisiensi, sistem manajemen dokumen elektronik dapat membantu dengan cara berikut.

Pengurangan ruang penyimpanan

Biaya properti komersial meningkat, demikian pula biaya penyimpanan file dan folder. Sistem manajemen dokumen berbasis perangkat lunak elektronik membantu menghemat ruang yang cukup besar yang digunakan oleh lemari dan kotak. 

Perangkat lunak ini membebaskan ruang berharga yang dapat digunakan untuk tujuan lain, kata estetika. Ada dokumen sensitif dan rahasia yang paling baik diamankan dalam format kertas atau hard copy. Ini yang disimpan di lokasi yang lebih murah seperti gudang atau lemari besi.

Peningkatan keamanan

Mengamankan dokumen berharga sangat penting untuk operasi bisnis dari semua ukuran. Melindungi data sensitif sangat penting untuk melindungi kepentingan perusahaan. Sistem manajemen dokumen berbasis perangkat lunak menawarkan keamanan yang ditingkatkan melalui kontrol yang lebih baik atas dokumen sensitif. 

Juga, akses dapat dikontrol di tingkat folder sesuai individu dan grup. DMS meninggalkan jejak audit orang-orang yang telah melihat dan mengakses dokumen. Sistem elektronik memungkinkan Anda untuk mengetahui tentang modifikasinya. Plus, catatan yang dikelola dengan cara ini sangat dapat dilacak. Seseorang dapat menginstal tag dan pemberitahuan untuk peringatan otomatis.

Kepatuhan yang kuat dan ditingkatkan

Prosedur peraturan dan kepatuhan membosankan dan rumit untuk beberapa dokumen. Ketidaksesuaian dapat membuat Anda bertanggung jawab atas denda atau pencabutan lisensi. Dalam beberapa kasus, bahkan dapat menyebabkan pertanggungjawaban pidana. 

Perhatikan bahwa badan pengatur Federal dan negara bagian seperti peraturan Sarbanes Oxley dan HIPAA memiliki pedoman keamanan dan privasi yang ketat. Dengan adanya kepatuhan ini, sistem manajemen dokumen menyediakan organisasi dan mengurangi kemungkinan ketidakpatuhan. Retensi arsip dapat diotomatisasi, dan dokumen baru dapat dengan mudah diklasifikasikan dan disimpan.

Pengambilan

Mencari, menemukan dan mengambil dokumen memakan waktu, terutama bila disimpan dalam format fisik. Pegawai kantor biasa menghabiskan sekitar 30 sampai 40 persen hari untuk mengambil dokumen-dokumen tercetak ini.

Organisasi, rata-rata, menghabiskan sekitar £20 untuk tenaga kerja pengarsipan dokumen, £120 untuk mencari yang salah arsip, dan £220 untuk mereproduksi dokumen yang hilang. Dengan demikian, jelaslah bahwa biaya pengelolaan dokumen membobol bank. Pengeluaran ini membebani anggaran keseluruhan, yang menghambat produktivitas dan pertumbuhan bisnis.

Sistem manajemen dokumen menghemat waktu. Tergantung pada solusinya, sistem membantu mengambil file melalui kata kunci atau frasa. Juga, integrasi dengan aplikasi bisnis merampingkan akses ke informasi penting. Terlebih lagi, dengan DMS, dokumen dapat diakses dari jarak jauh, asalkan ada koneksi internet yang stabil. Dan ini terbukti bermanfaat selama pandemi.

Pencadangan dan Pemulihan Bencana

Membuat cadangan untuk konten Anda mengharuskan Anda mengetahui konten apa yang Anda miliki. Secara tradisional, sistem manajemen dokumen memerlukan penyimpanan dokumen di komputer lokal. Sistem pencadangan terdiri dari berbagi file yang tidak terkontrol, di mana konten tidak dicadangkan dengan benar. 

Orang sering mengetahui ketika sudah terlambat atau ketika konten salah tempat. Peraturan mengamanatkan bahwa seseorang menghasilkan salinan asli dan dapat dibaca dari catatan tersebut dan memiliki solusi cadangan yang kuat.

Pengarsipan digital dokumen kertas juga mencegah mereka dari kebakaran dan banjir, di antara bencana lainnya. DMS atau sistem manajemen dokumen memastikan bahwa catatan dapat dilacak menggunakan berbagai kriteria. Kemampuan pelacakan ini membantu mengurangi kemungkinan dokumen hilang atau salah arsip saat dilihat dan diakses.

Kolaborasi dan Berbagi

Sistem manajemen dokumen elektronik membantu kolaborasi dan berbagi; ini baik secara internal maupun eksternal. Kemitraan berlangsung menggunakan lingkungan berbasis web – intranet – dan alur kerja. Digitalisasi juga membantu menilai status dokumen, apakah itu pada fase authoring, review atau approval. Perhatikan bahwa kolaborasi dan berbagi bahkan dapat dilakukan dari jarak jauh. Rekaman yang diambil dari sumber yang berbeda dapat diakses melalui beberapa lokasi.

Aspek lain adalah pencitraan elektronik. Solusi ini memungkinkan berbagi dokumen melalui jaringan seperti email atau Internet. Sistem manajemen dokumen elektronik juga menawarkan peningkatan visibilitas ke dalam proses dan pemantauan alur kerja.

Konsistensi dalam Konten

Tidak mudah untuk mencapai konsistensi konten menggunakan metode tradisional. Ini melibatkan seluk beluk, seperti pemformatan, penamaan, dan pengendalian. Tantangan lainnya adalah membuat semua anggota menggunakan template terbaru atau yang sama. Hal lain adalah memastikan bahwa semua pengeditan dan revisi baru berasal dari versi ‘terakhir disetujui’ dalam lingkungan berbagi file. 

Sistem manajemen dokumen elektronik memberikan manajemen template dan kemampuan distribusi, bersama dengan manajemen revisi dokumen. Sistem ini juga membantu mengotomatiskan proses penerbitan PDF untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ICH.

Peningkatan ketepatan waktu

Sistem manajemen dokumen elektronik menawarkan alat yang secara otomatis mendorong catatan melalui siklus hidupnya. Alat-alat ini mendalam dan membantu mengatasi kemacetan dan memastikan pembuatan dan pengarsipan tepat waktu. Ketepatan waktu ini membantu meningkatkan kesiapan inspeksi dan penyerahan. Jadi penundaan, penundaan, dan logistik semuanya diurus oleh sistem elektronik.

You May Also Like

About the Author: dnilan saputri