Pengertian, Fungsi dan Tahap membuat Mail Marge pada Microsoft Word

Mail merge sangat berguna bagi kamu yang ingin mengirimkan satu jenis surat namun memiliki jumlah penerima yang banyak dan berbeda-beda. Fungsi mail merge seperti artikel Tentang kelebihan email kemarin yang dapat mengirimkan satu pesan namun bisa dikirim ke banyak penerima berbeda beda. Mail merge banyak digunakan di Microsoft word yaitu untuk membuat label, Amplop dan Sertifikat.

Bagi kamu yang ingin membuat mail merge pada microsoft Office word maka kamu perlu tahu 2 dokumennya yaitu sebagai berikut.

Pengertian dan fungsi mail merge
  • Dokumen master, Merupakan dokumen yang semua isinya sama untuk seluruh penerima.
  • Data Source, Merupakan Dokumen yang isinya pesan khusus  yang dikirim kepada masing masing penerima, Misalnya saja alamat penerima dan nama. Dokumen data Source ini bisa berupa data di acces atau bisa juga di excel, outlook, kontak dan sebagainya.

Pengertian dan Fungsi Mail Merge Pada Microsoft office Word

Banyak sekali sumber yang mereview tentang Pengertian dari mail marge, namun untuk melengkapi semuanya kali ini saya akan kolektifkan menjadi satu.

  • Mail merge merupakan aplikasi dari software pengolah kata atau tulisan yaitu Microsoft word untuk membuat pesan Surat dalam jumlah banyak/besar.
  • Mail merge merupakan Gabungan dari beberapa dokumen word menjadi satu dokumen.
  • Mail merge merupakan fasilitas dari Seorang Penulis (Writter) untuk pembuatan surat secara massal.
  • Mail merge merupakan kemampuan piranti komputer yang mampu mengirimkan surat dari satu sumber sekaligus.  Dalam hal ini prosesnya membutuhkan 2 surat yaitu isi dan data dari surat yang dikirimkan tersebut.

Di sekolahan sendiri mail merge dipelajari ketika siswa sampai di praktikum 4 yaitu tentang penerapan komputer dimana siswa akan memperlajari aplikasi pengolah kata bagi windows. Dan beberapa fungsi dari microsoft Word yaitu Mail merge, Table of content, page break, equation editor serta autotext table dan thesaurus.

Karena untuk beberapa kasus laboratorium di sekolahan indonesia memasang beberapa versi microsoft office word mulai dari 2003 dan 2007 maka kali ini saya akan memakai yang versi populernya yaitu microsoft word 2007 dengan inti pembahasan mengenai Mail Marge.

Baca Juga:

Tahap Membuat Mail Merge di Microsoft Office Word

Tahapan untuk Ms. Word 2007 bisa kamu lihat sebagai berikut.

Buat file terlebih dahulu (Surat atau Sertifikat) dimana mail merge-nya adalah Kepada, Nomor dan alamat dan bagian lainnya.

  • Pertama pilih mailings > Start Mail Marge > Step By Step mail merge Wizard.
step by step mail merge

Inilah step atau tahap tahap dalam mail merge wizard:

Tahap 1

  • Ketika kamu menekan wtep by step merge mail wizard selanjutnya akan terbuka jendela baru dengan setelan default letters.
default mail merge letters
  • Tekan “Next: Starting Document“.

Tahap 2

Pada tahap 2 ini, Pengaturan Default-nya yaitu “use the current document” dimana artinya kita hanya bisa melakukan mail merge pada dokumen yang telah kita buka.

  • Tekan “Next: Select Recipients“.

Tahap 3

Pada tahap ini kamu harus mengasumsikan jika kamu belum punya daftar penerima di mail merge, Jadi:

  • Ketika tampil halaman baru, kamu pilih type a new list.
type new lists
  • Pilih Create.
  • Muncul jendela new address list dimana dikolomnya tampil tulisan “title”, “first & last name”, “company” dan “address line”. Karena info yang kita butuhkan bukan itu, maka kita klik saja “customize columns”.
customize columns
  • Hapus tulisan title, First name, company dan data lainnya satu persatu sampai benar benar kosong.
  • Jika sudah, kamu tambah baru dengan mengklik “add”.
  • Ketik Nomor untuk membuat menu Nomor dan Selanjutnya tekan OK.
  • Lakukan juga hal tersebut untuk membuat menu “kepada” dan “alamat” seperti pada gambar di bawah ini.
menambahkan data berupa nomor kepada dan alamat
  • Jika sudah, Klik OK.
  • Ketika jendela baru yaitu new address list muncul kamu isi data baru di baris pertama.

Untuk menambahkan data baru, Klik tulisan “New Entry“.

new entry untuk menambah data baru
  • Apabila Data sudah sesuai dengan apa yang kamu inginkan, kamu cukup Klik OK.
  • Jendela Mail merge akan segera terbuka dan di tahap ini kamu harus pastikan semua nama sudah di tandai.
menandai data
  • Jika sudah yakin di ceklist klik Tombol OK.
  • Klik Next: write your letters.

Tahap 4

Kemana NOMOR surat akan diletakan? Maka kamu letakan juga cursor di tempat itu.

  • Tekan menu More Items > Nomor > Insert > Cancel.
  • Ulangi lagi Tahap 1 hingga 5 untuk selanjutnya mengisi Nomor serta Alamat.
hasil menambah data
  • Hasilnya akan seperti gambar berikut.
  • Tekan Next: Preview you letters.

Tahap 5

Di tahap ini kamu bisa menampilkan hasil dari mail merge. Karena recepient yang tadi dibuat berjumlah 2, maka untuk melihat hasilnya kamu cukup meng-Klik simbol panah ke kanan atau kekiri.

Pengertian dan fungsi mail merge

Tahap 6

  • Setelah berhasil membuat mail merge di Ms. Words maka kamu sudah bisa mencetak lewat Fitur Print, jika kamu belum puas dan ingin mengedit project tadi maka kamu bisa klik menu edit individual letters.
  • Ketika kamu mengklik tombol ini maka masing-masing dari nama, alamat, dan kontak yang dibuat pada receipes akan tampil di halaman selanjutnya. 
  • Sampai disini Tahap Mail merge telah selesai.

Fungsi utama dari adanya mail merge pada ms Word adalah ketika kita ingin membuat a buah dokumen dengan isi serta format yang sama maka kita bisa membuatnya dengan cukup mudah. Mail merge ini sering ditemukan pada lembaga instansi untuk menyebarkan undangan rapat, penawaran barang atau jasa, sertifikat tanah atau gedung, proposal, serta untuk kebutuhan surat menyurat yang bisa dikirim bersamaan lainnya.

Begitulah tadi merupakan Pengertian, Fungsi dan Tahap membuat Mail Marge pada Microsoft Word. Jangan lupa untuk vote 5 bintang jika kamu puas dengan artikel kami. Terima kasih dan semoga bermanfaat.

You May Also Like

About the Author: Dian Fitriyani

Penggila Teknologi Komputer. Bermain game dan Menulis jadi Hobi yang tidak bisa ditinggalkan.

2 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *